Тюменский государственный медицинский университет

Срок реализации проекта: сентябрь 2019

Автоматизировано рабочих мест: 20

Цель сотрудничества Тюменского ГМУ с компанией «Дата Софт» — систематизировать, упростить и ускорить процесс составления курсов, расписания, оформления договоров, выдачу дипломов, удостоверений, свидетельств; повысить качество взаимодействия с контрагентами; повысить эффективность от упорядочивания деятельности, снизить количество ошибок.

Были поставлены следующие задачи:

• провести комплексную доработку системы «1С:Управление учебным центром», разработать печатные формы;
• настроить интеграцию с бухгалтерией;
• настроить автоматизированную загрузку данных с портала rosminzdrav.ru, автоматизированное создание Заявок и формирование отчетов.

Автоматизированы процессы:

• управление программами и курсами ДПО;
• управление набором слушателей;
• учёт оплат;
• печать дипломов, сертификатов;
• управленческий учёт;
• управление отношениями с клиентами (CRM);
• другие бизнес-процессы.

Проведены интеграции:

• 1С:БГУ.

Архитектура решения и масштаб проекта

Для автоматизации процесса обучения по непрерывному медицинскому образованию была выбрана система «1С:Управление учебным центром».

Был улучшен управленческий учет:

• Создана лицевая карточка кафедры;
• Разработаны формы университета;
• Разработаны новые отчеты.
• Разработанный механизм автоматизированной загрузки информации об обучающихся из формы заявки с портала rosminzdrav.ru в систему сократил время на обработку персональных данных физических лиц и контрагентов, а также автоматизирован процесс составления и печати договоров.

Переданные данные об оплатах по договорам распределяются по конкретным слушателям в равной пропорции в рамках конкретного договора.

В настоящее время система установлена на 20 рабочих местах. Идет разработка интеграции с сайтом университета в части загрузки предварительных заявок на обучение (CRM менеджера).

Особенности и уникальность проекта

Проект разработан в соответствии с нормативными требованиями, предъявляемыми для непрерывного медицинского образования.

Результаты проекта:

• Сокращение трудозатрат в подразделениях на 50%;
• Ускорение обработки Заявок и формирование договоров на 50%.

Сократилось время на обработку информации за счет автоматизации процессов от формирования Заявок до Выпуска дипломов, удостоверений, свидетельств. За счет этого удалось сократить количество ошибок и дублей контрагентов и физических лиц.

Механизм формирования отчетности:

• Отчеты по количеству и видам проведенных циклов;
• Отчеты по количеству слушателей в разрезе циклов, статусов, источников оплаты, формы обучения;
• Разбивка слушателей по месту жительства;
• Отчеты по взаиморасчетам с условиями отбора по плательщикам, слушателям, циклам, кафедрам.

В университете автоматизирован процесс обучения по непрерывному медицинскому образованию при помощи программы «1С:Управление учебным центром». Данную программу интегрировали с системой бухгалтерского учета. Были разработаны специальные печатные формы, создан ряд отчетов, необходимых для анализа учебного процесса университета, разработан механизм загрузки информации об обучающихся из формы заявки rosminzdrav.ru. В результате проекта систематизирован процесс составления расписания курсов, набора слушателей, выписки дипломов, удостоверений, свидетельств, примерно вдвое сокращена трудоёмкость оформления договоров. Повысилось качество взаимодействия с физическими и юридическими лицами.